Le operazioni di configurazione iniziale sono necessarie per definire i dati che consentiranno di ottenere i blocchi ordine sull'app in funzione di parametri a livello ditta:

• valore soglia fido 1 (come percentuale)
• valore soglia fido 2 (come percentuale)
• valore soglia scaduto 1 (come giorni)
• valore soglia scaduto 2 (come giorni)

in funzione di parametri a livello cliente:

• valore del fido per ciascun cliente
• valore del fido già impegnato per cliente
• numero sblocchi extra al mese per questo cliente
• numero sblocchi extra aggiuntivi per questo cliente

in funzione di parametri a livello agente:

• numero sblocchi per fido al mese
• numero sblocchi per fido aggiuntivi
• numero sblocchi per scaduto al mese
• numero sblocchi per scaduto aggiuntivi

Sblocco FIDO

Per il fido cliente questo è un esempio della logica attuale

Per lo sblocco Agente, si utilizza un “contatore di sblocchi” mensile per agente, in tal modo l’agente quando vorrà sbloccare un cliente, semplicemente dovrà premere un bottone di “Sblocco Fido” che si presenterà nel caso in cui ci si trovasse nella fascia 2 per il cliente in elaborazione.

Quando tutti gli sblocchi mensili concessi saranno terminati, l’agente non potrà più sbloccare ulteriori clienti per il fido.

Una volta esauriti gli “Sblocchi fido” di base mensili, in caso di necessità, potrete assegnare “Sblocchi Fido” aggiuntivi agli Agenti. Al cambio del mese, verranno riproposti per il mese successivo solamente il numero di “Sblocchi fido” di base mensili.

Scaduto Giorni Scoperto 

Per i Giorni di Scaduto Scoperto per ritardo pagamenti questo è un esempio della logica attuale

Anche in questo esiste un “contatore di sblocchi” mensile per agente. In tal modo l’agente quando vorrà sbloccare un cliente, semplicemente dovrà premere un bottone di “Sblocco Scoperto” che si presenterà nel caso in cui ci si trovasse nella fascia 2 per il cliente in elaborazione.

Quando tutti gli “Sblocchi Scoperto” mensili concessi saranno terminati, l’agente non potrà più sbloccare ulteriori clienti. Una volta esauriti gli “Sblocchi Scoperto” di base mensili, in caso di necessità, potrete assegnare “Sblocchi Scoperto” aggiuntivi agli Agenti.

Al cambio del mese, verranno riproposti per il mese successivo solamente il numero di “Sblocchi Scoperto” di base mensili.

SBLOCCO PER PAGAMENTO SCOPERTO IN CONTANTI:

Sarà possibile inserire l’importo che l’agente incassa in contanti dal cliente che ha una situazione di FASCIA 3.

Dato il seguente esempio:

L’importo scoperto da più di 30 giorni è 1000 €

L’import scoperto tra 15 giorni e 30 è 500 €

Il cliente paga 1200 € all’agente.

L’operatività farà si che si “esce” dal blocco di FASCIA 3 ma si rientra ancora nel blocco di FASCIA 2.

In tal caso per inserire l’ordine l’agente deve utilizzare anche lo “Sblocco scoperto” per poter inserire l’ordine.

Questo tipo di sblocco essendo legato al cliente prevede la possibilità di poter sbloccare 1 volte al mese l’ordine del cliente. Quindi per ogni cliente si potrà definire il numero di sblocchi mensile (in questo caso 1) dei quali il cliente potrà usufruire. L’agente usando un bottone di “Sblocco Cliente” potrà procedere con l’ordine in qualunque caso.

Dato che vi sono vari modi in cui l’agente può sbloccare l’ordine, sono state definite le seguenti priorità:

1. 1. Lo sblocco Cliente ha priorità su tutti i blocchi. Quindi “Sblocco Cliente” sblocca comunque il cliente anche se vi dovessero essere blocchi di tipo Fido oppure Giorni
2. 2. I blocchi Fido e Scoperto sono paritetici e quindi una volta sbloccato uno di essi, se esiste la condizione per l’altro blocco, l’agente dovrà sbloccare anche l’altro per procedere con l’ordine.

Roadwarrior APP

Carrello finale con evidenza del fido superato

Carrello finale dopo aver inserito acconto su ordine per rientrare nella fascia 2 di Blocco Inserimento ed abilitazione dello Sblocco Fido

Carrello finale per cliente che ha abilitato lo sconto EXTRA CLIENTE. In questo esempio ci sono fatture scadute da più di 30 giorni ed altre scadute tra il 15 ed il 30 giorno Essendo il cliente abilitato allo sconto Extra viene mostrato il relativo bottone di sblocco

Se viene inserito il valore proposto nel campo “Altri Acconti” si otterrà la possibilità di utilizzare il bottone “Sblocco Scoperto”.

Nella pagina delle impostazioni l'agente può sempre controllare quanti e quali tipi di sblocco ha ancora a disposizione nel mese

Roadwarrior Portale WEB

Nella pagina Ordini sarà possibile riconoscere gli ordini che hanno avuto un avviso di sblocco dato che il bottone N.Ord si colorerà di Giallo. Cliccando sul bottone appariranno altre alle eventuali note, se presenti, anche le descrizioni delle motivi di avviso e degli sblocchi utilizzati per procedere all'inserimento dell'ordine

Per Spese e Pagamenti sarà necessario inserire il codice contabile del gestionale, mentre per i tipi documenti può essere indicato se si desidera una contropartita specifica, viceversa il campo può rimanere vuoto.

Una volta compilate le anagrafiche sarà necessario creare, se mancanti, gli utenti abilitati ad utilizzare il sistema. Ricordasi di inserire anche per l'utente il codice di conto contabile associato al dipendente/collaboratore :

Se gli utenti hanno una carta di credito aziendale o altra tipologia di pagamento personalizzata, sarà necessario indicare il collegamento nellìanagrafica tipologie di pagamento, viceversa l'utente potrà utilizzare solo i tipi di pagamento comuni a tutti (es. contanti).

Effettuare il login nel sito o nell'applicazione :

Una volta autenticati viene visualizzato l'elenco delle spese relative al mese corrente, è possibile visualizzare altri mesi selezionando il periodo di interesse dall'elenco presente nella parte superiore della maschera (l'elenco include i periodi in cui sono state registrate delle spese). Da questa maschera, premendo il pulsante “Nuova Spesa”, è possibile aggiungere nuove spese all'elenco. Per modificare le spese già inserite è sufficiente cliccare sulla voce di interesse.

L'inserimento di una nuova spesa è molto semplice : dopo aver selezionato la data in cui è avvenuta la spesa è sufficiente selezionare dai pulsanti arancioni i valori di interesse ed inserire il valore e le note nei campi di imputazione :

Per completare la registrazione, selezionare la modalità di pagamento (nel caso in cui l'utente disponga di una carta di credito aziendale), allegare se necessario una foto dello scontrino/ricevuta e premere il pulsante salva :

Le spese registrate dagli utenti sono soggettea ad un procedura di autorizzazione prima di essere idonee per la contabilizzazione. Le operazioni di controllo, accettazione e successiva conferma vengono effettuate dalla schermata Elenco del menù Note Spese. E' possibile visualizzare le spese in base al periodo, all'utente o allo stato di approvazione utilizzando i filtri presenti nella parte superiore della maschera.

L'elenco delle spese contiene tutte le informazioni inserite dall'utente, un pulsante per vedere l'immmagine della ricevuta della spesa, lo stato di approvazione ed i pulsanti per accettare o rifiutare le singole spese.

Il colore di sfondo delle righe viene modificato automaticamente in verde quando una spesa viene accettata ed in rosso quando viene rifiutata.

Le spese in stato accettato non sono più modificabili dall'utente, mentre quelle in stato nuovo o rifiutato possono essere modificate o corrette da parte dell'utente.

E' possibile accettare tutte le spese visualizzate in stato Nuovo premendo il pulsante Approva Tutto posto immediatamente sotto l'elenco delle spese.

Oltre alla conferma delle singole spese potrebbe essere necessario introdurre i valori di cambio per le valute estere o per le spese relative ai rimborsi chilometrici, per farlo basta premere il relativo totale (in rosso) ed indicare il valore di cambio. Tutte le righe relative vengono aggiornate in funzione del tasso di conversione inserito.

Nella medesima posizione è presente il pulsante di conferma da utilizzarsi dopo aver completato le operazioni di controllo ed accettazione delle spese. Il pulsante di conferma compare solo se tutte le spese sono state accettate o rifiutate, se dal momento del controllo a quello in cui si decide di confermare l'utente ha modificato una delle spese (ad esempio ha corretto una di quelle rifiutate) sarà necessario preventivamente confermare o rifiutare le nuove voci prima di essere abilitati a confermare l'intero elenco di spese.

La conferma delle spese comporta il bloco del periodo interessato per l'utente, in modo da evitare che vengano aggiunte delle spese dopo la contabilizzazione delle stesse.

E' possibile ottenere una stampa di riepilogo delle spese visualizzate utilizzando il pulsante Stampa, posto sempre nella parte inferiore della maschera. Lo stesso report viene comunque inviato automaticamente quando le spese vengono confermate.

E' possibile visualizzare un riepilogo di natura contabile delle spese in stato confermato da associare o confrontare alla prima nota generata in contabilità.

Nel caso si sia commesso un errore o si voglia aggiungere una nuova spesa nel periodo confermato è possibile “riaprire” la nota spese premendo il pulsante Annulla conferma. E' possibile riaprire una nota spese fino a quando questa non viene importata nel gestionale.