Per utilizzare il programma è necessario compilare una serie di parametri che verranno richiesti automaticamente al primo avvio, la maschera delle opzioni viene visualizzata nuovamente dal programma nel caso in cui i parametri inseriti non sono corretti, ed è richiamabile dalla finestra principale premendo il pulsante “Impostazioni”.

All'apertura del programma verrà richiesto di selezionare la banca su cui operare e la possibilità di aprire un file già importato o importare un nuovo file CBI proveniente dalla banca:

Una volta selezionato il file da utilizzarsi per la rinconciliazione verrà mostrata la maschera di selezione dei filtri sui dati dove potranno essere indicati:
- Data iniziale e finale movimenti bancari (preimpostati con dati presenti nel file selezionato)
- importo minimo e massimmo dati da visualizzare

Gli altri parametri sono per la funzione di abbinamento automatico:
- delta massimo euro
- delta massimo date

Una volta selezionato il file da analizzare ed impostati i filtri sui dati compare la maschera principale del programma. La maschera è divisa in due sezione sovrapposte, la parte superiore contiene i dati presenti nel file importato mentre quella inferiore contiene i movimenti di banca corrispondenti al periodo selezionato.

In entrambe le griglie dati la prima colonna (S) permette di marcare i record che si vogliono accoppiare manualmente, la seconda colonna (L) è un indicatore dello stato di riga. Le righe già convalidate hanno le celle della colonna di stato VERDE, il contenuto è una lettera che indica il tipo di abbinamento :

- A : AUTOMATICO
- M : MANUALE
- C : CONVALIDATO

Su ogni colonna delle griglie è possibile effettuare le operazioni di ridimensionionamento, ordinamento, filtro singolo valore agendo sulla relativa intestazione.

Quando si seleziona una riga per l'accoppiamento marcando la cella relativa nella prima colonna, viene aggiornato il valore dell'indicatore Totale Selezionato situato nella parte inferiore della maschera. La maschera inferiore mostra anche un ulteriore indicatore denominato Delta che indica la differenza tra i valori selezionati nelle due griglie.

Nella sezione inferiore della griglia contenente i dati del file importato vi è un indicatore relativo ai record visualizzati che può assumere i valori :
- Tutti
- Solo Riconciliati
- Non Riconciliati

Se si applicano dei filtri sulle colonne delle griglie compaiono degli ulteriori campi che indicano il numero dei record visualizzati rispetto al totale ed il pulsante per rimuovere il filtro applicato.

Apri File: Permette di selezionare un altro file

Per selezionare manualmente un file è possibile utilizzare il pulsante […]

Il programma salva gli ultimi parametri utilizzati relativamente alla causale ed al file da importare, mentre propone come data registrazione l'ultimo giorno del mese precedente a quello corrente (il dato è comunque modificabile).

Una volta impostati i parametri di importazione è possibile procedere con una simulazione dell'import, che permetterà di effettuare dei controlli formali sul file ed avere indicazioni su eventuali conti contabili e/o centri di costo mancanti. Questa operazione NON effettua alcuna operazione sul gestionale ed è ripetibile quante volte si desidera.

Esempio segnalazioni di errore:

 Avvio Import File...
 Import file : C:\Gest\Analytic\ImportPNSamErp\File Import\Stipendi_Gennaio.txt
 Errore : Alcuni CDC non sono validi
 Il CDC 000002 non è riconosciuto
 Il CDC 000003 non è riconosciuto
 Fine Import File

Per creare la prima nota, dopo aver imposto i parametri di importazione, è possibile premere il pulsante “Esegui Import” (freccia azzurra) che effettuerà l'import del file ed il controllo di coerenza dei dati. Se non vengono rilevati errori compare la maschera di Login al gestionale, inserire utente e password di un utente abilitato e che NON SIA CONNESSO al gestionale per procedere con la creazione della prima nota. Successivamente alla creazione della prima nota vengono effettuati degli ulteriori controlli per verificare che le informazioni di contabilità analitica siano coerenti con i dati contabili.

I dettagli delle operazioni svolte vengono visualizzate nella parte inferiore della maschera e salvati contestualmente in un file di log:

 Avvio Import File...
 Import file : C:\Gest\Analytic\ImportPNSamErp\File Import\Stipendi_Gennaio.txt
 Fine Import File
 Creazione Prima Nota
 Creata prima nota
 Aggiunte righe di analitica
 Quadratura Analitica : OK
 Fine Creazione prima nota